Die 5 wichtigsten Aspekte, wie Sie Ihr Sicherheits- & Backup-Konzept für Office 365 richtig aufsetzen

Daten sind das Kapital jedes Unternehmens.

Fast jedes zweite österreichische Unternehmen verliert im Laufe eines Geschäftslebens einmal geschäftskritische Daten^[1] – das bedeutet neben Imageverlust, Vertragsstrafen, Umsatzeinbußen, Verlust des Vertrauens von Kunden im schlimmsten Fall das Aus.^[2]

Sind Sie wirklich sicher, dass Ihre Microsoft Office 365 Daten ausreichend geschützt sind und jederzeit voll funktionstüchtig wiederhergestellt werden können?

In diesem Artikel lesen Sie in fünf Punkten, was für die Implementierung einer Backup-Strategie für die Datenverfügbarkeit Ihrer Microsoft Office 365 Daten essentiell ist und bei der Umsetzung berücksichtigt werden muss.

Microsoft Office 365 Services

Bei einer Microsoft Office 365 Registrierung stellt Microsoft sicher, dass Ihre Daten in einer redundanten Umgebung gesichert werden. Dh. Ihre Daten werden repliziert, um im Ernstfall schnell darauf zugreifen zu können. Im Fall einer Löschung werden aber auch die replizierten Daten gelöscht.

Eine Backup und Recovery-Lösung, wie beispielsweise das Veeam Backup for Microsoft Office 365  sorgt dafür, dass Ihre Daten zusätzlich mit einem Backup gesichert werden und jederzeit in beliebiger Granularität wieder voll funktionsfähig in Stand gesetzt werden können. ^[3]

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Grafik: www.pixabay.com

Backup und Datenverfügbarkeit von Office 365 Daten – Ihre Verantwortung

Microsoft Office 365 arbeitet mit dem Shared Responsibility Prinzip.^[4] Das bedeutet, die Verantwortung zwischen Microsoft und dem Dateneigentümer ist eindeutig geregelt. Während Microsoft als Software-as-a-Service-Anbieter lediglich der Datenverarbeiter ist, liegt die Verantwortung für die Datensicherheit ganz klar beim Dateneigentümer.^[5]

Microsoft Office 365 selbst bietet keine explizite Backup-Lösung und repliziert Ihre Daten nur. Weiters werden diese von Microsoft nur für eine bestimmte Zeit (30 bis 93 Tage im Archiv) aufbewahrt.^[6] Daher ist eine zusätzliche Backup-Lösung für jedes Unternehmen unvermeidbar.

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Datensicherung für Office 365 – eine Bestandsaufnahme

Zunächst gilt es zu überlegen, welche Daten gesichert werden müssen. Microsoft Office 365 ist nicht nur E-Mail oder Exchange. Auch Teams, OneDrive, SharePoint, Office Anwendungen & co. gehören zu diesen Daten. Gibt es beispielsweise bestehende Umgebungen wie SharePoint oder eigens integrierte Applikationen, die ebenfalls migriert werden müssen? Werden bereits alle Nutzerdaten gespeichert oder nur ein Teil davon?^[7]

Nach wie vor erfolgt der Großteil der Unternehmenskommunikation via E-Mail. Um die Flut an produzierten Office 365 Daten zu reduzieren, wird häufig Teams und SharePoint eingesetzt.^[8] 60 % der sensiblen Cloud-Daten sind in Office-Dokumenten gespeichert. Für 75 % davon gibt es kein Backup. ^[9]

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Das Veeam Backup for Microsoft Office 365 bietet 40 verschiedene Möglichkeiten, um alle Daten im Ernstfall wiederherstellen zu können:

Quelle Grafik: Veeam, https://www.veeam.com/de/backup-microsoft-office-365.html ↵

Die fünf wichtigsten Aspekte zum richtigen Aufsetzen eines Sicherheits- und Backup-Konzepts für Office 365

Was ist nun zu bedenken, um eine ausreichende Backup-Strategie für Ihre Unternehmensdaten zu implementieren?

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1. Datenbestand Office 365

Zu Beginn sollte klar analysiert werden, welche Daten vorhanden sind und definiert werden, welche davon gesichert werden müssen. In einem weiteren Schritt sollte geklärt werden, wo die zu sichernden Daten liegen – lokal, in der Cloud, etc.

Die Datengröße muss bestimmt werden. Mit Hilfe eines Datencalculators kann das zu erwartende Datenwachstum (Anzahl der User, wöchentliche Änderungsrate, etc.) bestimmt werden. So kann sichergestellt werden, dass eine Backup-Lösung implementiert wird, die langfristig für die vorgesehenen Daten und voraussichtliche Datenmenge funktioniert.

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2. Definition der Rahmenbedingungen für ein Office 365 Backup

Es muss klar definiert sein, was das Ziel des Backups ist: Schutz vor einem möglichen Ausfall, Cyber-Attacken, mutwillige oder versehentliche Löschung durch Mitarbeiter, Vermeidung eines Cloud-Lock-ins, etc.?

Wie sensibel sind die zu sichernden Daten? Wie oft und in welcher Granularität wird ein Backup benötigt? Welche Möglichkeiten muss eine Backup-Lösung bereitstellen: Export der Daten in verschiedenen Formaten, große Datenmengen auf einmal speichern, sofortige Lesbarkeit?

Jedes Unternehmen hat bestimmte Compliance Richtlinien und Aufbewahrungsrichtlinien, der die gewählte Backup & Recovery Lösung entsprechen muss.

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3. Anbieter und Kosten von Backup-Lösungen

Es gibt zahlreiche Anbieter von Backup-Lösungen am Markt. Bei der Auswahl eines geeigneten Partners sollten neben den Kosten insbesondere Kriterien wie Bekanntheit am Markt, Verlässlichkeit, Kontakt zu einem persönlichen Ansprechpartner und definierte Service Level Agreements berücksichtigt werden.

Nur so kann sichergestellt werden, dass eine langfristige Backup-Lösung implementiert wird für die auch in den nächsten zwei bis drei Jahren noch entsprechende Updates und Services zur Verfügung stehen.

Das conova TopBackup for Microsoft 365 erfüllt alle diese Anforderungen.

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4. Infrastruktur – lokales Rechenzentrum vor Ort

Ein wesentlicher Faktor ist die Infrastruktur. Wo sollen die Daten künftig liegen – was entspricht den Compliance Vorgaben und Aufbewahrungsrichtlinien des Unternehmens?

Ein Anbieter des Veeam Backup Office 365 vor Ort mit eigenen Rechenzentren in Österreich wie conova, bietet alles aus einer Hand und ist ein verlässlicher Ansprechpartner, der als SaaS-Anbieter Software und IT-Infrastruktur betreibt und dem Kunden als Dienstleistung zur Verfügung stellt. In den conova Data Centern ist unbegrenzter Speicherplatz jederzeit verfügbar und variabel skalierbar.

conova betreibt mehrere georedundante Rechenzentren in Österreich, die mit wichtigen und zentralen Internetknotenpunkten verbunden sind. Die conova Rechenzentren entsprechen technisch und baulich den neuesten europäischen Standards und sind ISO 27001 zertifiziert, sowie die Data Center 6 und 7 EN 50600 zertifiziert. Darüber hinaus ist conova offizieller Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) und Veeam CSP Gold Partner.

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5. Installation und Support

conova als lokaler Ansprechpartner vor Ort garantiert beste Kundenbetreuung.

Von der Beratung, über eine (auf Wunsch) autarke Einrichtung Ihres Backups bis hin zur gewünschten Unterstützung bei der Einrichtung des Office 365 Backups ist conova als hochqualifizierter Ansprechpartner an Ihrer Seite.

conova bietet eine kostenlose und völlig unverbindliche 14-Tage-Teststellung für ihr conova TopBackup for Microsoft 365 an. So können Sie die Backup-Lösung ausgiebig testen und sicher gehen, dass alles so funktioniert, wie Sie es benötigen.

Hier finden Sie nochmals alle Informationen im Detail, was für die Implementierung Ihrer Microsoft 365 Backup & Recovery Strategie notwendig ist.  – Sollten Sie keine Zeit haben, sich mit diesen Details zu beschäftigen: Lassen Sie es uns wissen und wir erledigen das gerne für Sie!

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Quellen

[1] Karl Sallaberger/Lukas Erhardt, Österreichische Unternehmen als Ziel von Cyberattacken,  https://www.agrartechnik.at/wirtschaft/betriebswirtschaft/2020/09/oesterreichische-unternehmen-als-ziel-von-cyberattacken.html, 2.9.2020 ↵

[2] Volker Bentz, Was kosten die Folgen von Datenverlust?, https://www.brandmauer.de/blog/it-security/was-kosten-die-folgen-von-datenverlust, 14.7.2017 ↵

[3] A. Wiley Brand, Veeam Office 365 Backup for Dummies, 2020, S. 12 ↵

[4] Veeam, https://www.veeam.com/de/backup-microsoft-office-365.html ↵

[5] A. Wiley Brand, Veeam Office 365 Backup for Dummies, 2020, S. 26 ↵

[6] Robert Mulsow, https://computerwelt.at/news/office-365-backup-strategie-entwickeln/, 5.1.21 ↵

[7] A. Wiley Brand, Veeam Office 365 Backup for Dummies, 2020, S. 13, 27-28 ↵

[8] A. Wiley Brand, Veeam Office 365 Backup for Dummies, 2020, S. 10 ↵

[9] Veeam, https://www.veeam.com/de/backup-microsoft-office-365.html ↵