7 Aspekte, die Sie bei der Auswahl der geeigneten Office 365 Backup-Lösung unbedingt beachten sollten
Wer seine Unternehmensdaten in Cloud-Lösungen verwaltet, profitiert von vielen Vorteilen. Manche Zuständigkeiten sind allerdings zwischen Anbieter und Kunden aufgeteilt – das ist aber nicht immer allen Beteiligten bewusst. Oft wiegen sich IT-Verantwortliche in der falschen Annahme, dass eine Speicherung der Daten in der Cloud ausreichend sei. Immer wieder gehen Meldungen von weitreichenden Pannen bei Cloud-Speicherungen um die Welt. Oft verlieren Unternehmen dabei ihre gesamten Daten. Im besten Fall nur vorübergehend, im Worst-Case-Szenario jedoch dauerhaft. Fakt ist, dass in den meisten Fällen einzig und allein der Besitzer der Daten für deren Sicherung in Form von
Backups verantwortlich ist. Selbst Microsoft gewährleistet mit Office 365 zwar die Verfügbarkeit der Daten, Backups und Datenschutz obliegen aber Ihnen als Eigentümer.
Die gute Nachricht: Eine zuverlässige Sicherung von Cloud-Daten und SaaS-Anwendungen (Software-as-a-Service) ist möglich! Darüber hinaus können insbesondere die Services eines externen zertifizierten Rechenzentrums Gold wert sein und sowohl Kosten als auch Mühen sparen. Dieser Artikel zeigt Ihnen einen effizienten Weg zu einem sicheren Backup für Ihre wichtigen Kunden- und Unternehmensdaten.
1. Nur Backups bieten Schutz
„Habe ich wirklich immer Zugriff auf meine Daten? Diese Frage muss sich jeder IT-Leiter stellen“, weiß Mag. Werner Höllbacher, Key Account Manager bei conova communications GmbH. Die Tragweite dieser Frage ist vielschichtig, denn Sicherheitslücken für Datenverlust gibt es unzählige – vom unbeabsichtigten Löschen bis hin zu Cyberattacken mit Verschlüsselungstrojanern (Ransomware), die ganze Datenbanken inklusive Cloud-Speicher unbrauchbar machen. Die passende Lösung dazu bietet beispielsweise das conova TopBackup for Microsoft 365. Dazu ruft die Technologie die geänderten Daten aus Office 365 in regelmäßigen Intervallen ab und sichert die Instanzen als Backup auf einem sicheren externen Server. TopBackup for Microsoft 365 basiert auf der Software des Weltmarktführers Veeam. Damit holen Sie sich die Nummer-1 der Datensicherungssoftware auf sichere und DSGVO-konforme Server in Österreich. Gleichzeitig zählen die conova Data Center zu den modernsten Rechenzentren Europas. Als verlässlicher Ansprechpartner ist conova rund um die Uhr für Sie erreichbar.
Der Standort des Backup-Servers ist nicht nur wegen der strengen Compliance-Vorschriften innerhalb der Europäischen Union relevant, sondern auch aufgrund eines weiteren Aspekts: Manche Unternehmen sichern ihre Informationen inhouse und vergessen dabei, dass das Backup damit erst recht wieder am selben Ort wie die Hauptdaten liegt. Wichtig ist ein georedundantes Backup. „Dabei sind die Daten nochmals auf einem weiteren Standort abgelegt. Bricht ein Medium durch ein unvorhergesehenes Ereignis wie beispielsweise einen Wasserschaden oder Stromausfall weg, so gibt es eine zuverlässige Sicherung auf einem weiteren Server in sicherer Distanz“, sagt Höllbacher.
Mit mehreren Rechenzentren an fünf verschiedenen Standorten bietet conova genau diese zeitgemäße Form der Datensicherheit. Ist der sichere Standort erst einmal gewährleistet, ist ein genauerer Blick auf die Struktur des Rechenzentrums sinnvoll. Wichtig ist, dass große Backup-Systeme mehrfach redundant abgesichert sind. Das klingt selbstverständlich, ist es jedoch nicht. „Bei conova bieten wir regelmäßig Führungen durch unsere Data Center an. So wissen unseren Kunden ganz genau wie und wo ihre Daten gespeichert sind“, erklärt Höllbacher.
3. Größe schafft Sicherheit
Wie kann sich ein IT-Spezialist, der sich um verschiedenste Agenden kümmern muss, nun auch noch um ein georedundantes und rechtlich konformes Backup kümmern? Die meisten Unternehmen verlassen sich auf effiziente externe Dienstleister. Effizient heißt in diesem Fall vor allem, dass der Dienstleister über entsprechend Manpower und am besten über mehrere Technikteams mit unterschiedlichen Spezialisierungen verfügt. „Mittelständische Unternehmen und Startups haben oft nur wenige Mitarbeiter in der IT. Dieser Single-Point-of-Information stellt eine große Gefahr dar, denn ist der zuständige Mitarbeiter weg, geht auch das Know-how verloren“, so Höllbacher. Unternehmen, die in Österreich tätig sind, müssen ihre geschäftsrelevanten Daten – dazu gehören auch alle geschäftsanbahnenden Mails – mindestens sieben Jahre aufbewahren. Im Fall des Falles drohen bei Verstößen hohe Bußgelder. „Will ein etabliertes Unternehmen seine Daten zuverlässig sichern, etwa auch mehr als 10 Jahre, so muss auch der externe Dienstleister ausreichend Kapazitäten aufweisen, um diese verantwortungsvolle Aufgabe stemmen zu können.“ conova blickt auf eine langjährige, vertrauensvolle Partnerschaft mit dem Marktführer Veeam zurück und beschäftigt Veeam-zertifizierte Mitarbeiter. „Damit sind Ihre Daten immer in den sicheren Händen von renommierten IT-Experten!“
4. Dienstleister müssen zertifiziert sein
Wer maximalen Schutz für seine wertvollen Backups anstrebt, kommt um einige Zertifizierungen nicht herum. Der Qualitätsstandard ISO 27001 deutet beispielsweise auf besonders hohe Informationssicherheit hin. „Bei conova ist nicht nur die Infrastruktur ISO 27001 zertifiziert, sondern auch alle internen Prozesse. Manche Unternehmen schmücken sich zwar mit einem sicheren Standort, aber zertifizieren ihre Mitarbeiter unzureichend. Wir sind mit dem Komplettzertifikat ausgestattet“, so Höllbacher. Darüber hinaus sollten Sie nach der europäischen Norm EN 50600 Ausschau halten. Dann können Sie sich auf sicher betriebene Rechenzentren mit höchster Qualität – von der Zutrittskontrolle bis hin zur Überwachung – verlassen.
5. Daten zurückholen
Bei einem Backup verhält es sich wie mit einer Versicherung: Spannend wird es dann, wenn ein Schadensfall eintritt. Sind die Daten erst einmal verloren gegangen, wollen Sie diese schnellstmöglich durch ein Recovery zurückholen. Oft locken Dienstleister mit Verträgen, die auf den ersten Blick besonders günstig wirken, bevor für einen Recovery-Vorgang hohe Gebühren anfallen. „Bei conova TopBackup for Microsoft 365 haben Sie mit der Veeam Backup and Replication Console immer auch selbst die Möglichkeit, Daten kostenlos wiederherzustellen“, erklärt Höllbacher. Wie lange die Restore-Time beträgt hängt davon ab, ob nur ein einzelnes File oder gleich eine ganze Partition als Recovery angestoßen werden soll. Wichtig ist jedenfalls, dass Daten auf granularer Ebene wiederherstellbar sind – so können Sie auch nur bestimmte Files schnell wieder abrufen.
6. Keine Daten übersehen
Angestoßen werden können natürlich nur jene Daten, die auch Teil des Backups sind. Doch welche Applikationen und Dateisysteme sollen gesichert werden? „Dazu stellen Sie sich am besten die Frage, wie Sie SaaS einsetzen und wie Sie nach innen sowie außen kommunizieren. Wenn Sie beispielsweise auch Microsoft SharePoint und OneDrive verwenden, dann sollten auch diese Anwendungen im Backup berücksichtigt werden“, sagt Höllbacher. IT-Verantwortliche sollten auch keinesfalls die E-Mail-Postfächer vergessen. „Alle Daten, die zur Geschäftsanbahnung in Verwendung waren, müssen jederzeit verfügbar sein.“ Die zuvor genannte siebenjährige Aufbewahrungsfrist greift auch hier: „Kommt es zu einem Gerichtsverfahren, müssen etwa E-Mails und Kalendereinträge von ausgeschiedenen Vertriebsmitarbeitern auffindbar sein. Wenn intern Kostenvoranschläge und Verkaufsunterlagen über Microsoft Teams ausgetauscht werden“ so Höllbacher weiter, „dann ist auch diese Anwendung unbedingt im Backup abzubilden. Viele Dienstleister bieten aber gar keine Möglichkeit für Teams. Nutzer von conova TopBackup for Microsoft 365 hingegen können frei definieren, welche User und welche SaaS-Applikationen sie sichern wollen.“
7. Internationale Standards und österreichische Zuverlässigkeit
Wer auf die Lösung conova TopBackup for Microsoft 365 setzt, greift auf die erprobte, weltmarktführende Software Veeam zurück und gewährleistet gleichzeitig die Datensicherung in zertifizierten, hochsicheren Rechenzentren direkt in Österreich. Kümmern Sie sich jetzt um eine optimale Backup-Lösung für Ihr Unternehmen. Vereinbaren Sie dazu einfach gleich einen Termin – gemeinsam erstellen wir Ihr persönliches Datensicherungskonzept!
