Knowledge Base Veeam TopBackup for Microsoft 365
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TopBackup M365 Portale
Selfservice Portal
Hier können Sie Ihr Backup administrieren und die Backup-Jobs individuell konfigurieren.
Software Versionen
- Veeam Backup for Microsoft 365 v7.1
- Veeam Service Provider Console v8.0
- Veeam Restore Portal v7.1
Knowledge Base FAQs
Durch die Einführung des Selfservice Portals zu TopBackup M365, können die Backups selbstständig administriert und konfiguriert werden.
In einzelnen Fällen kann es vorkommen, dass bei Backup Durchläufen für manche Objekte eine Warnung oder ein Problem auftritt. Eine Auflistung typischer Probleme mit potentiellen Lösungen haben wir nachfolgend für Sie bereit gestellt.
Problem
“Failed to process site: https://xyz.sharepoint.com/personal/asdf_asdf_onmicrosoft_com. Cannot contact site at the specified URL https://xyz.sharepoint.com/personal/asdf_asdf_onmicrosoft_com. Access to this Web site has been blocked. Please contact the administrator to resolve this problem.”
Ursachen
- Für die SharePoint Site wurde ein LockState gesetzt.
- Der Owner(User) der SharePoint Site wurde gelöscht. Daten werden daraufhin 30 Tage in einem „Papierkorb“ aufbewahrt und der Zugriff darauf blockiert. Nach Ablauf dieser Frist wird der User samt seiner Daten endgültig gelöscht.
Lösung
Powershell Modul installieren und anmelden:
Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell Connect-SPOService -url https://examplecompany-admin.sharepoint.com # -admin ist immer dem Tenant Namen anzuhängen!
Dadurch öffnet sich ein Fenster, in dem man sich mit einem Microsoft Account authentifiziert. Minimumanforderung ist, dass der Nutzer die SharePoint_Shell_Access Rolle auf die Ressource hat.
Ausgabe der Benutzer die auf diese Site Zugriff haben:
Get-SPOUser -site https://xyz.sharepoint.com/personal/asdf_asdf_onmicrosoft_com
Wird hier dieselbe Fehlermeldung ausgegeben wie beim Backup:
Get-SPOUser : Access to this Web site has been blocked. Please contact the administrator to resolve this problem.
dann muss als erstes der LockState geändert werden:
Get-SPOSite "https://xyz.sharepoint.com/personal/asdf_asdf_onmicrosoft_com" | select * # Siehe LockState -> NoAccess bedeutet kein Zugriff Set-SPOSite "https://xyz.sharepoint.com/personal/asdf_asdf_onmicrosoft_com" -LockState Unlock
Nun sollte die Seite wieder gesichert werden können.
Für weitere Details siehe https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/sites/manage-the-lock-status-for-site-collections.
Alternative kann man diese Fehlermeldung ignorieren bzw. diese Site in die Ausnahmen mitaufnehmen bis User gelöscht ist.
Problem
SharePoint Personal wird nicht gesichert mit folgendem Fehler:
“Processing site https://XXX-my.sharepoint.com/personal/XXX_onmicrosoft_com finished with warning: User XXX does not have a valid Microsoft 365 license with SharePoint plan enabled”
Ursache
Der Owner dieser Site kann nicht gefunden werden, da der Benutzer deaktiviert ist oder die Lizenz entzogenwurde. Dieser wird aber noch gesichert, bis dieser gelöscht wird. Das führt zu diesem Fehler.
Lösung
Um die Warnung zu beheben, müssen Sie folgende Fragen klären:
1. Der Benutzer ist noch aktiviert
1.1 Soll der Benutzer gesichert werden, muss diesem Benutzer eine entsprechende Lizenz zugewiesen und für diese Lizenz die betreffenden Produkte aktiviert werden.
1.2 Soll der Benutzer nicht gesichert werden, sollte er in die AD-Ausnahmegruppe mit aufgenommen werden. Der Standardname für diese Gruppe ist: TopBackupM365_Excluded_Users.
1.3 Handelt es sich um Teams/SharePoint Sites, können diese Objekte bei der Konfiguration der Backup-Jobs im VSPC Portal selbstständig ausgenommen werden.
2. Der Benutzer ist deaktiviert/gelöscht/nicht mehr in Verwendung
2.1 Wurde der Benutzer deaktiviert bzw. ist dieser nicht mehr in Verwendung, kann er in die AD-Ausnahmegruppe mitaufgenommen werden. Der Standardname für diese Gruppe ist: TopBackupM365_Excluded_Users.
2.2 Der Benutzer wurde gelöscht. In diesem Fall kann der/die Benutzer/Site nicht mehr in die Ausnahmen mit aufgenommen werden. Microsoft löscht diese Objekte nach 30 Tagen automatisch und damit verschwinden auch die Warnungen. In diesem Fall kann diese Fehlermeldung ignoriert werden bzw. das Objekt in die Ausnahmenliste mitaufgenommen werden, bis diese Dauer verstrichen ist.
Problem
SharePoint Warnung: “Processing site https://xxx.sharepoint.com/xxx/xxx finished with warning: Cannot change web part export mode to ‘All’, because custom scripting is disabled for site: xxx. Web part will be skipped”.
Ursache
Um klassische Webparts mit der modernen App-Only-Authentifizierung sichern zu können, muss Veeam Backup für Microsoft 365 die Eigenschaft „Exportmodus“ des Webparts von „None“ auf „All“ setzen, damit das Webpart exportierbar und für das Backup verfügbar wird.
Die Lösung dafür war bisher custom scripting für diese Site zu aktivieren. Seit November 2024 ist es nicht mehr möglich diese Einstellung im Sharepoint zu adaptieren. Für weitere Details siehe https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/allow-or-prevent-custom-script#to-allow-custom-script-on-other-sharepoint-sites und https://www.veeam.com/kb4091.
Problem
Mailbox wird nicht gesichert mit folgendem Fehler:
„Processing Mailbox completed with warning: Failed to find group owner account”
Ursache
Dieser Fehler tritt auf, wenn die Microsoft 365 Gruppe keinen zugewiesenen Owner hat.
Lösungen
- Der Mailbox einen neuen Besitzer zuweisen. Danach funktioniert Sicherung wieder.
- Die Mailbox löschen, wenn diese nicht mehr gebraucht wird. Somit entfällt die Sicherung. Die Backups der Mailbox sind noch verfügbar bis die Retention erreicht ist.
Problem
OneDrive oder SharePoint wird nicht gesichert mit folgendem Fehler:
“Processing OneDrive / Sharepoint XXXXXX finished with warning: Failed to backup item: XXX.one, Download request retry timeout exceeded”
Ursache
Laut Veeam Support scheint dies ein Problem von Microsoft zu sein, da sich das jeweilige File auch im Browser nicht herunterladen lässt. Das verhindert folglich auch, dass dieses Notizbuch gesichert wird.
Lösung
1. Zuerst ein neues Notizbuch erstellen.
2. Den Inhalte des alten Notizbuchs in das neue Notizbuch hinein kopieren.
3. Anschließend das alte Notizbuch löschen.
Das Problem wird so umgangen. Das Backup läuft wieder ohne Warnings durch.
Problem
Onedrive oder SharePoint wird nicht gesichert mit folgendem Fehler:
„Processing OneDrive Username/Site (https://orgname-my.sharepoint.com/personal/user_name) finished with warning: Failed to backup item: /personal/user_name/Documents/File.zip, Item may have a virus reported by the virus scanner plug-in”
Alternativ auch mit der Meldung „The remote server returned an error: (400) Bad Request“
Ursache
Das Objekt, welches zu sichern ist, wurde vom Virus Scanner Plug-in als Bedrohung erkannt.
Lösung
Security Portal öffnen und Quarantäne checken: https://security.microsoft.com/quarantine?viewid=Files
Alternativ kann auch ein manuelles Löschen der Datei dieses Problem beheben. Die Datei muss nach dem Löschen noch im 2nd Stage Papierkorb erneut gelöscht werden (betrifft SharePoint & OneDrive for Business).
Für weitere Details siehe https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/security/office-365-security/anti-malware-protection-for-spo-odfb-teams-about?view=o365-worldwide.
Problem
Mailbox wird nicht gesichert mit folgendem Fehler:
“Processing mailbox XXXX failed with error: Mail item data export failed. SOAP header Action was not understood”
Ursache
Problem im Sync-Ordner der Mailbox.
Lösung
Von Microsoft wird dazu geraten das Postfach in einem beliebigen Outlook-Client einzubinden und nachfolgende Schritte auszuführen:
1. Den Outlook-Client schließen.
2. Öffnen der Eingabeaufforderung (Windows-Taste + R) und ausführen von „Outlook /resetFolders“.
3. Nachdem alle Postfächer diese Schritte durchlaufen haben, sollte das Problem bei dem Backup der Mailbox nicht mehr auftreten.
Problem
Mailbox wird nicht gesichert mit folgendem Fehler:
“Processing OneDrive/Sharepoint completed with warning: OneDrive/Sharepoint was not found”
Ursache
Diese Warnung tritt auf, wenn der Nutzer explizit dem Onedrive/Sharepoint Backupjob hinzugefügt wurde und für diesen kein Onedrive/Sharepoint eingerichtet ist (z.B. wenn der Nutzer keine Lizenz hat, welche dies inkludiert).
Dies kann auch auftreten, wenn ein Nutzer neuerdings die Lizenz zugewiesen bekommen hat und Onedrive/Sharepoint noch nie genutzt hat.
Lösung
Explizite Hinterlegung des Nutzers beim Backupjob entfernen oder Onedrive/Sharepoint für den Nutzer anlegen.
Beim standardmäßigen Setup „Backup Entire Organization“ läuft der jeweilige Backupjob nur für die Nutzer, die auch ein derartiges Objekt haben. Wenn man dieses adaptiert und das Backup nur für selektierte Nutzer oder Mitglieder von Entra ID Gruppen laufen lässt ist zu beachten, dass man nur Nutzer zu den jeweiligen Backupjob hinzufügt, welche auch wirklich ein Onedrive/Sharepoint haben.
Problem
Processing site XXX finished with warning: Failed to backup item: XXX, OneNote download timeout exceeded. This item will be ignored. For more details, see the KB4529: https://www.veeam.com/kb4529.
Ursache
Die Fehlermeldung ist hier etwas irreführend und der KB-Artikel verweist auf ein altes Problem.
Die Meldung ist meist darauf zurückzuführen, dass die angeführte OneNote-Datei über 2 GB groß ist. OneNote-Notizbücher in OneDrive oder im SharePoint sind auf 2 GB limitiert, weshalb diese Datei nicht heruntergeladen und gesichert werden kann.
Lösung
Dieses Notizbuch entweder auf mehrere Notizbücher aufteilen oder ggf. große Medien aus OneNote entfernen.
Wenn ein Lösungsvorschlag nicht funktioniert hat und im Zuge dessen weitere Fragen aufgekommen sind bzw. das auftretende Problem hier nicht hinterlegt ist, melden Sie sich bitte direkt hier:
Die oben genannten Problem-Beschreibungen und Lösungsvorschläge sind von unseren Experten in Kooperation mit Veeam erarbeitet worden und werden auch intern verwendet, um diese Warnungen und Probleme zu beheben.
Dennoch können wir für die Funktionalitäten der aufgelisteten Lösungsvorschläge und der sich daraus ergebenden Änderungen in Ihrem Tenant keine Haftung oder Gewährleistung übernehmen.
Hinweise und Einschränkungen
Wie jede Software unterliegt auch Veeam TopBackup für M365 einigen Limitierungen und Einschränkungen. Die gesamte Liste kann hier eingesehen werden: https://helpcenter.veeam.com/docs/vbo365/guide/vbo_considerations.html?ver=70
Auszug Limitierungen:
- OneNotes größer als 2 GB kann nicht gesichert werden.
- Direkte Restores von OneNotes sind nicht möglich. Extrahieren von OneNotes als ZIP ist möglich und muss manuell zusammengeführt werden.
- Public Folder können gesichert werden, jedoch ist hierfür ein separater Benutzer und weitere Konfiguration nötig.
- Teams Chats können gesichert werden, jedoch fallen hierfür extra Kosten bei Microsoft an. Es wird eine Azure Subscription benötigt.
- Restores über das Self Service Portal funktionieren nur auf Elemente Ebene.
- Restores ganzer Postfächer, OneDrive, etc. müssen gemeinsam mit conova durchgeführt werden.
Split Operating - Verantwortungsbereiche
TopBackup for Microsoft 365 ist eine SaaS Lösung. Die folgende Tabelle beschreibt, welche operativen Aufgaben in den Verantwortungsbereich von conova fallen und welche Aufgaben beim Kunden selbst liegen:
| Aufgabe | Verantwortlichkeit |
| Betrieb der Plattform bis OS Oberkante (Patching, Monitoring) | conova |
| Betrieb des Netzwerk Stacks (Patching, Monitoring) | conova |
| Betrieb Veeam Backup für Microsoft 365 (Patching, Monitoring) | conova |
| Betrieb Veeam Service Provider Console (Patching, Monitoring) | conova |
| Betrieb Veeam Restore Portal (Patching, Monitoring) | conova |
| Initiales Setup der Kundenorganisation/Tenant | conova* gemeinsam mit Kunde |
| Initiales Setup der Backup Repos + Backup Jobs | conova |
| Scheduler für Backup Jobs | conova via Supportanfrage des Kunden |
| Verwaltung der Backup Jobs | Kunde |
| Monitoring der Backup Jobs | Kunde |
| Beheben von Backup Problemen | Kunde* + Supportanfrage an conova |
| Restores via Self Service Portal | Kunde* + Supportanfrage an conova |
| Restores vieler/großer Batches (Abrechnung: Stundenkonto) | conova via Supportanfrage des Kunden |
| Support Veeam/Ticket Handling mit Veeam | conova |
Anmerkungen
*Hauptverantwortlicher
+ Supportanfrage an conova: Kunde initiiert die Unterstützung durch conova
conova via Supportanfrage des Kunden: conova übernimmt die Aufgabe wenn der Kunde hierfür eine Anfrage sendet
Patchmanagement
Updates für darunter liegende Betriebssysteme, Storages und Veeam Komponenten finden in erster Linie am Hauptpatchday von conova statt. Der Termin ist im Regelfall jeder 3. Dienstag des Monats (nicht zwingend) und wird vorab an die vorhandenen Kontaktadresse ausgeschrieben.
Zusätzlich sind für ein reibungsloses Zusammenspiel von Microsoft 365 Services und Veeam Komponenten erfahrungsgemäß immer wieder kurzfristige Einspielungen von Patches notwendig, um die Funktionalität des Backups sicher zu stellen. Auch diese kurzen Wartungen werden im Vorfeld ausgeschrieben, wenn diese zu längeren Downtimes der Dienste führen sollten.
Wir versuchen selbstverständlich den Impact für notwendige Wartungen so gering wie möglich zu halten und diese dann durchzuführen, wenn keine Backups oder Restores laufen. Leider können wir dafür keine Garantie abgeben.
Support
| Was | Wo | Bemerkung |
| Veeam Backup for M365 User Guide | https://helpcenter.veeam.com/docs/vbo365/guide/vbo_introduction.html?ver=70 | |
| Self Service Backup Portal User Guide | https://helpcenter.veeam.com/docs/vac/provider_user/about.html?ver=80 | |
| Self Service Backup Portal REST API | https://helpcenter.veeam.com/docs/vac/rest/about_rest.html?ver=80 | Die REST API muss via Support Anfrage aktiviert werden. |
| Self Service Restore Portal User Guide | https://helpcenter.veeam.com/docs/vbo365/guide/ssp_restore.html?ver=70 | |
| Hinweise und Einschränkungen | https://helpcenter.veeam.com/docs/vbo365/guide/vbo_considerations.html?ver=70 | Limitierung der Lösung Veeam Backup für Microsoft 365 |
| Was & wo | Bemerkung |
| Veeam Backup for M365 User Guide | |
| Self Service Backup Portal User Guide | |
| Self Service Backup Portal REST API | Die REST API muss via Support Anfrage aktiviert werden. |
| Self Service Restore Portal User Guide | |
| Hinweise und Einschränkungen | Limitierung der Lösung Veeam Backup für Microsoft 365 |
Hinweis
Dieses Informationen werden von Technikern für Techniker zur Verfügung gestellt. Die gelisteten Inhalte entsprechen dem Status der aktuellen technischen Umsetzung. Es besteht keine Gewährleistung für mögliche Fehler.
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